Как правильно искать офис для аренды? Что надо знать и какие задать вопросы при аренде коммерческого помещения
Вопрос аренды помещения — один из самых важных для развивающейся фирмы. Прежде всего, необходимо преодолеть некий психологический барьер. Ведь большинство предпринимателей начинает свою деятельность дома. Вопрос об аренде офиса становится актуальным только с развитием предприятия. Тем более что, если правильно арендовать офис, КПД значительно возрастает и появляется больше возможностей для найма дополнительных сотрудников. Для того чтобы снять помещение и не ошибиться с выбором, надо учесть ряд факторов. Поговорим о них подробнее.
Содержание
- Аренда vs коворкинг — нюансы обоих вариантов
- Выбираем место для аренды офиса правильно: что нужно знать
- Метраж офиса
- Как арендовать удобный офис: open space vs коридорная система
- Продолжительность аренды
- Конкуренция — как правильно действовать
- Условия аренды — на что необходимо обратить внимание
- Арендовать офис — как правильно искать помещение
Аренда vs коворкинг — нюансы обоих вариантов
Если вы работаете самостоятельно или штат персонала минимальный, то коворкинг — правильное решение. Возможно, искать полноценный офис, чтобы арендовать его, еще рановато или в принципе не нужно. Предпринимателю предоставляется помещение под ключ с мебелью, декоративным оформлением и интернетом. Некоторые коворкинг-центры предлагают также кофе и легкие перекусы. Такие услуги оказываются в большинстве городов. Иными словами, коворкинг — это «офис, взятый напрокат» для предпринимателей, которые не могут по различным причинам снять помещение для офиса. Это идеальное решение для физических лиц-фрилансеров и для сотрудников фирм, работающих удаленно. К преимуществам рабочих мест в рамках коворкинг-центра относятся:
- отсутствие чрезмерного контроля со стороны руководства;
- возможность завести полезные знакомства;
- нет необходимости в строгом соблюдении дресс-кода;
- творческая атмосфера;
- возможность предоставлять и получать полезные консультации в ходе профессионального общения;
- большая вероятность возникновения новых интересных идей в дружеской и творческой атмосфере;
- отсутствие расходов, связанных с приобретением оргтехники и оплатой интернета, — эти статьи включены в состав арендной платы.
Из недостатков коворкинга можно отметить потенциально шумную обстановку. Если сотрудник привык к тишине и размеренной обстановке, на это не всегда можно рассчитывать, придется искать какой-либо иной вариант.
Аренда офисного помещения связана с большими усилиями и расходами. Покупка мебели, Wi-Fi, расходы на электричество, телефон, оформление помещения — далеко не полный список затрат. Рассмотрим, какие нюансы надо знать и учитывать, какие вопросы задавать собственнику или посреднику, чтобы выгодно арендовать офис и по возможности минимизировать повышающие коэффициенты.
Выбираем место для аренды офиса правильно: что нужно знать
Правильно отыскать удобное место для будущего офиса бывает непросто. В крупных городах это еще и недешево. Важный момент — транспортная развязка, чтобы компания находилась на виду, к ней легко было добираться. Большой плюс — наличие в шаговой доступности магазинов, кафе или спортзалов. Однако в таком случае коэффициент к базовой аренде может быть повышен.
Немало проблем доставляют автомобильные парковки. Прежде чем арендовать офис, надо убедиться в том, что парковка будет доступна как для клиентов, так и для персонала. Один из трендов последнего времени — передвигаться по городу на велосипеде, поэтому наличие велосипедной стоянки также приветствуется. Для предприятий с ограниченным бюджетом будет правильным снять помещение в пригороде. Такое же решение приемлемо и для небольших населенных пунктов.
Важно учесть и формат работы предприятия. Если обязательно нужно произвести впечатление на потенциальную клиентуру, показать респектабельность и состоятельность компании — возможно, придется потратиться на аренду офиса в бизнес-центре. Если такой необходимости нет, можно снять помещение, к примеру, в НИИ или жилом доме.
Метраж офиса
Для начинающих предпринимателей вопрос площади офиса — один из самых сложных. Важно суметь разместить в помещении всех работников. Если заключен договор долгосрочной аренды, а разместить людей физически сложно, целесообразно рассмотреть вариант с удаленной работой отдельных сотрудников. Это позволяет правильно наладить график работы и нанять хороших специалистов.
Площадь помещения надо искать в соответствии с нормативами на одного человека. Например, нормативная площадь рабочего места, оборудованная ПК, должна составлять от 4,5 квадратных метров. Дополнительная площадь понадобится и для размещения офисной техники.
Как арендовать удобный офис: open space vs коридорная система
Рабочее пространство, которое вы планируете снять, обязательно должно быть уютным и комфортным. Многое зависит от того, кого вы нанимаете на работу. Молодым работникам обычно нравится открытое пространство, без коридоров. Сотрудники постарше, как правило, более консервативны и предпочитают офис с отдельными кабинетами и коридорной системой. Оба варианта имеют право на жизнь. Главное, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно, тогда и КПД их работы будет выше.
Продолжительность аренды
Если арендовать помещение офиса на продолжительный срок, есть возможность сэкономить деньги за счет того, что арендодатель может применить понижающий коэффициент к месячной ставке. Однако нужно учитывать и возможное развитие коммерческого предприятия — не факт, что площадей, которые вы сняли сегодня, будет достаточно через 5–6 лет. Возможна и прямо противоположная ситуация: штат придется сократить или вообще свернуть бизнес. Если вы уверены в том, что расширяться или закрываться не придется, арендовать офис на продолжительное время — отличный способ правильно и безболезненно снизить расходы по предприятию.
Если же срок аренды не истек, а вы явно переросли имеющиеся площади офиса, нужно предусмотреть возможную стратегию отступления, чтобы снять подходящее помещение. Но обычно при досрочном расторжении арендного договора со стороны, нарушившей условия сотрудничества, взимается компенсация.
Конкуренция — как правильно действовать
Идеально, если рядом с вами нет прямых или косвенных конкурентов. Например, если вы занимаетесь продажей билетов на различные виды транспорта или туров, наличие аналогичной компании рядом совсем не желательно. Причина проста — конкуренты могут переманить к себе ваших клиентов. В любом случае, нельзя пренебрегать таким важным моментом, как вывеска — лицо компании. Простейший вариант — это наименование и логотип фирмы. Следует позаботиться и об изготовлении визитных карточек для работников. Рекламные брошюры, вывески для офиса с информацией о товарах, услугах и специальных предложениях — хорошее средство для расширения клиентской аудитории. Нужно позаботиться и о яркой рекламе. Лицо коммерческого предприятия обязательно должно быть узнаваемым.
Условия аренды — на что необходимо обратить внимание
Чтобы арендовать офис на выгодных условиях, важно не торопиться снять помещение «сегодня и сейчас», подписать договор аренды как можно скорее. Правильно будет обсудить все интересующие вопросы «на берегу». Итак, что нужно знать заранее?
-
Оплата общих помещений: лаунж-зоны, фойе, коридоров и т. д., чтобы необходимость содержать эти помещения не стала для вас не самой приятной неожиданностью.
-
Коммунальные услуги: отдельная оплата или в составе аренды. Если предстоит платить за «коммуналку» самостоятельно, нужно выяснить все нюансы: наличие договоров с ресурсоснабжающими предприятиями, порядок передачи данных по приборам учета.
-
Уборка офиса. Удобно, если находящиеся рядом фирмы заключили договора с предприятием, оказывающим услуги клининга.
-
Охрана офиса. Нужно знать заранее, кто оплачивает охранные услуги, есть ли видеокамера и сигнализация, существует ли пропускная система.
-
Парковочные места. Хорошо, если они входят в арендную плату. В противном случае не помешает узнать, есть ли неподалеку парковка.
-
Необходимость соблюдения тишины — этот нюанс актуален, если офис, который вы запланировали арендовать, находится в жилом доме.
-
Возможность ремонта помещения и его перепланировки. Нужно знать, можно ли будет модернизировать офис оптимальным для работы образом, за чей счет при необходимости будут проводиться подобные работы.
Таким образом, прежде чем арендовать офис, необходимо выяснить все вопросы, вплоть до мелочей. Только при таком подходе можно снять хорошее помещение на выгодных условиях.
Если вас все устраивает и вы решили снять помещение, необходимо, чтобы владелец предъявил следующий пакет документов:
- свидетельство, подтверждающее право собственности; как вариант, это может быть оригинал арендного договора, если вы выступаете в качестве субарендатора, а ваш арендодатель — посредник;
- технический и кадастровый паспорта помещения;
- договора о сотрудничестве с клининговой, охранной компаниями, ресурсоснабжающими предприятиями — они должны быть актуальными, иначе придется перезаключать их заново;
- акт приема-передачи офиса — подписывается после того как договор заключен, за 1–2 дня перед окончательным переездом.
Арендовать офис — как правильно искать помещение
Определились со всем набором требований к новому помещению? Самое время — приступить к поискам. Здесь возможны 2 варианта:
- искать самостоятельно;
- воспользоваться услугами посредников.
Найти помещение можно, изучая объявления на специализированных сайтах. В этом случае, на поиски уходит около месяца. Есть вариант найти объявление в местной газете (иногда потенциальные арендодатели почему-то пренебрегают интернетом и размещают информацию о сдаче помещения в аренду в местной прессе).
Что касается компаний-посредников, то они сами отбирают самые заманчивые предложения, размещая их на сайтах. Примеры таких фирм — Biz-cen.ru, Office.ru. К посредникам целесообразно обращаться, если вы готовы снять помещение по рыночной стоимости, а не сэкономить.
Таким образом, чтобы ИП или представитель ООО мог грамотно арендовать коммерческий офис, правильнее соблюдать ряд требований и своевременно задавать вопросы, чтобы выяснить все неясные моменты. Помещение для бизнеса стоит выбрать так, чтобы оно подходило для вида деятельности компании, времени ее работы, комфортности условий и транспортной развязки. Прежде чем арендовать помещение, необходимо внимательно изучить документацию, предоставленную собственником или риелтором. Все вопросы, связанные с оплатой, обязательно должны быть регламентированы договором. Переезжать в новое помещение и начинать ремонт можно только при наличии на руках договора и акта приема-передачи.
Никита
Есть, что добавить? Поделись со всеми!
Ваш комментарий